Projet Agile, Framework Scrum… Ça vous parle ?
L’agilité est une méthodologie qui a le vent en poupe et nombre d’organisations voient en cette approche une promesse de création de valeur et d’une réduction des risques. Certes. On prêche beaucoup de convertis ici. C’est une méthodologie qui a fait et qui continue à faire ses preuves !
Oui mais voilà.
Tout le monde connait ou parle d’agilité, mais à quel point ?
En effet, sans s’y donner pleinement les moyens; sans comprendre l’essence même de cette approche; sans épouser ses principes au niveau de l’équipe produit, del’organisation, des clients… on essaie l’agilité, on la tort, on prend ce qui nous intéresse… et on passe à côté.
Lointaine des modèles de gestion de projet classique, souvent disruptive dans les processes et les mindsets déjà bien en place, l’agilité est une culture, un état d’esprit avant d’être un moyen.
Et croyez-moi, une entreprise qui s’y donne les moyens va développer des produits à forte valeur ajoutée pour ses utilisateurs et augmenter la satisfaction client.
C’est notamment via un « Product mindset » fort, encourageant l’équipe à partir du besoin de l’utilisateur pour créer un produit à forte valeur; à optimiser les processes et à mettre en scène des rôles stratégiques et complémentaires dans l’équipe produit que l’agilité prend tout son sens !
Aujourd’hui je vous parle de trois rôles absolument passionnants et oh combien précieux pour toute organisation souhaitant rendre ses clients satisfaits. Ils sont la pierre angulaire de l’agilité et je les connais très bien puisque je les endosse au quotidien. Je parle des rôles de Business Analyst (BA); Product Owner (PO) et Scrum Master (SM).
Bien sur, on ne peut parler d’équipe produit sans mentionner nos super héros développeurs, les faiseurs/créateurs du produit. Il sont le noyaux technique de l’équipe. Je laisserai volontiers mes confrères développeurs présenter leur rôle au sein d’une équipe de développement et m’attarderai ici sur l’incroyable complémentarité des trois rôles de BA, PO et SM et comment ils permettent de mener l’équipe et le produit vers le succès.
Les rôles de Product Owner et Scrum Master sont des acteurs majeurs pour toute organisation embrassant la méthodologie agile et particulièrement le framework Scrum. Le rôle de Business Analyst, lui, est également un rôle clé est très souvent endossé par le Product Owner dans un environnement Scrum (le rôle de Business Analyst n’existant pas dans ce framework, c’est à la charge du Product Owner de récolter les besoins, de les challenger et de les prioriser).
Avant de comprendre l’intérêt et la puissance de ces trois rôles, il est intéressant de redéfinir les bases de l’agilité et du framework Scrum, pour que l’on parle tous le même langage. On y va ?
L’agilité est une méthodologie permettant de maximiser la valeur d’un produit en délivrant rapidement et fréquemment. On l’oppose souvent à une gestion de projet de type « Cycleen V » en encore « Waterfall », avec un cahier des charges précis et parfois un budget fixe, un scope fixe, une time line fixe.
Lorsqu’on livre un produit/projet en sous-marin pendant des mois et que le client découvre le livrable au moment de la mise en production, il s’en est passé des choses… Dans un environnement complexe qui évolue continuellement; où la stratégie business, les besoins des marchés/clients/utilisateurs, ou même le contexte économique évoluent; C’est là que l’agilité intervient en réduisant les risques au maximum. En livrant de manière très fréquente et de manière transparente, on augmente notre capacité à s’adapter et à rectifier. On vient accroître la confiance; l’engagement; la qualité du produit; la valeur qu’il dégage et donc la satisfaction client. C’est précisément sur cette mission que se focalise l’approche Agile :Développer rapidement et faire tester encore et encore pour s’adapter aux enjeux des marchés adressés.
L’agilité vient à valoriser les éléments de gauche, de préférence aux éléments de droite :
Scrum : C’est une manière d’appliquer l’agilité. On parle de Framework. Celui-ci aide les collaborateurs, équipes, organisations à générer de la valeur grâce à des solutions adaptatives, en se basant sur l'empirisme. C’est un moyen éprouvé de répondre à des problématiques complexes via l’observation, l’expérimentation et l’adaptation. On récolte les besoins; On expérimente et on s’adapte à notre contexte et aux enjeux actuels. On vient favoriser là aussi :
• La transparence : tout le monde suit l’évolution du produit sprint après sprint
• L’inspection : l’équipe produit analyse très fréquemment l’impact du produit auprès des utilisateurs.
• L’adaptation : L’inspection permet à l’équipe d’ajuster ensuite le produit et de s’adapter aux aléas du contexte (changement de besoins; contexte économique; politique; commercial; budgétaire ;stratégique…)
Pour les plus curieux, rendez-vous sur le Scrum Guide qui détaille ses principes, piliers et valeurs.
Rentrons à présent dans le vif du sujet. Qui parmi vous, chers lecteurs, peut me dire à quoi sert un Product Owner, concrètement ?
La mission principale du Product Owner est de maximiser la valeur du produit, en orchestrant son développement. Quand on parle de produit, on peut penser à une App, un Software, une API, de la Data, un site e-commerce, une plateforme SAAS et bien plus encore.
Le rôle que l’on prête (très) souvent au Product Owner est celui de Proxy : Ou l’art de faire de la business analyse et de maintenir un backlog produit actif, de rédiger les user stories ainsi que les tests. Mais en réalité, ce rôle est bien plus complet.
Le Product Owner, c’est :
• Le garant de la qualité fonctionnelle du produit.
• Un passionné de la satisfaction client. C'est son focus quotidien. Il représente le clientet doit donc travailler main dans la main avec lui, tout au long du cycle de vie du produit.
• Le responsable stratégique et opérationnel du produit :
◦ Il est en charge de la vision produit, de la porter et de la faire évoluer en lien avec les besoins du marché et la stratégie business de l’organisation.
◦ Il créé et porte la stratégie Produit (Roadmap, release planning par exemple) : Autrement dit, le plan d’action de la vision produit.
◦ C’est le Porte parole du produit auprès de l’organisation, des clients et des partie-prenantes. Il connait très bien son produit et a une vision claire de la direction qu’il souhaite lui donner.
• Le responsable du Product Backlog : Il priorise les besoins dans un Product Backlog, rédige les user stories pour les développeurs, et est responsable de la création et de la validation des tests fonctionnels du produit.
• Le garant de l’impact produit. Il va évaluer et mesurer le progrès du produit via les KPIs jugées utiles. On peut parler de la North Star Metric (indicateur clé de performance(ICP) qui représente la valeur fondamentale qu'une entreprise offre à ses clients), ainsi que toute KPI nécessaire à inspecter l’impact du produit auprès de l’utilisateur et le faire évoluer en fonction des résultats obtenus.
• Le responsable du retour sur investissement du produit. Il garantit que le budget alloué au produit soit rentabilisé.
• Enfin, un rôle trop peu développé chez le ProductOwner mais non moins primordial est l’analyse des KVAs (Key Values Areas). Ces« zones de valeur » sont tirées directement de l’Evidence Based Management et consistent à identifier des indicateurs clés afin d’améliorer les performances de l’équipe produit sur :
• Le Time-to-Market : Réactivité de l'organisation àcréer de valeur.
• La capacité à innover : Efficacité de l'organisation à créer de la valeur. Moduler l’emploi du temps de l’équipe afin d’accroître sa capacité et disponibilité à amener le produit vers l’innovation (technique ou fonctionnelle).
• La Current Value : Chercher à accroître la valeur perçue par l’utilisateur (diminuer les irritants; développer une fonctionnalité qui apportera davantage de valeur aux utilisateurs).
• L’Unrealized-Value : Aller chercher toute opportunité d’accroître la valeur utilisateur de demain. Il s’agit ici de la valeur encore non perçue par le client à date.
Le Business Analyst : Le product Owner endosse le rôle de Business Analyst dans le framework Scrum. Ce rôle de BA a pour principale mission de se focaliser sur les besoins des utilisateurs. Il est en effet responsable de récolter ces besoins afin de créer un produit à forte valeur pour ceux qui l’utilisent. Il va organiser des ateliers, interviews, focus group, one-to-one afin de récolter les besoins; Il va les challenger et les négocier pour s’assurer qu’ils sont avérés dans le temps et qu’ils peuvent apporter de la valeur au produit; Il va également chercher des synergies auprès des besoins pour garantir un produit qui a du sens pour un maximum d’utilisateurs.
Il peut créer un cahier des charges pour l’équipe produit selon la méthodologie de travail opté par l’organisation. Dans un environnent Scrum, il est commun que le cahier des charges soit le Product Backlog lui même, laissant ainsi davantage de flexibilité au produit d’évoluer rapidement. Pourquoi ? Car le Product Backlog est une liste d’items en perpétuelle évolution et discutée fréquemment avec le client, et qu’il est donc plus flexible dans l’adaptabilité du produit au contexte.
Enfin, le BA va interagir continuellement avec les partie-prenantes/clients tout au long du cycle de vie du produit pour s’assurer de la « fraicheur » du besoin et apporter une réelle valeur pour le client, en permanence.
On voit donc que le Product Owner a un rôle majeur tout au long du cycle de vie du produit, aussi bien sur la business analyse que sur les axes stratégiques et opérationnels liés au produit. C’est un communiquant qui a pour objectif d’embarquer tous les acteurs du produit vers le succès et la satisfaction client.
Au-delà de constituer un véritable pool de besoins qualifiés et de maximiser la valeur du produit, il y a un autre paramètre important à prendre en compte afin de garantir le succès d’un produit. Vous avez deviné ? Il s’agit de l’humain, c’est à dire l’équipe produit elle-même; de son engament; de sa motivation et de sa compréhension du besoin pour mieux l’adresser.
Qui de mieux placé que le Scrum Master pour maintenir une équipe soudée autour d’un objectif commun et de la faire progresser dans ses processes, ses interactions et ses choix décisifs ?
Le Scrum Master est un rôle de leader et comme son nom l’indique, il opère principalement dans un environnement Scrum.
Ce n’est pas un manager car l’équipe produit Scrum est auto-organisée et autonome dans sa manière de travailler. Le Scrum Master, c’est le leader de l’amélioration continue de l’équipe.
Il va garantir le cadre Scrum auprès de l’équipe. C’est à dire animer les rituels tout au long du sprint; Garantir une communication saine et transparente au sein de l’équipe; S’assurer que les valeurs et les principes du framework Scrum (éprouvés) sont maintenus et respectés et endosser son rôle de facilitateur pour débloquer des situations conflictuelles.
• Il va manager les processes pour aider l’équipe et l'organisation a créer un environnement favorable à la création de la valeur.
• Il va déployer et faire adopter l'agilité à l’organisation et à toutes les parties prenantes en mettant en avant les bénéfices d’une telle approche.
• Le Scrum Master adresse les bloqueurs, permettant ainsi à l’équipe d’avancer dans un cadre le plus fluide possible.
• C’est un facilitateur qui va réunir les acteurs du produit autour de la table pour animer des ateliers de réflexion, gérer des conflits ou encore débloquer des situations.
Il aide les membres de l’équipe produit dans la prise de décision (choix d’outils; solution technique entre autres), et même dans leurs tâches. Il peut par exemple aider le Product Owner dans la clarification des besoins et de la vision produit auprès de l’équipe; ou dans la manière de gérer le Product Backlog. Il peut aider les développeurs à mieux comprendre le besoin; à améliorer les processes et techniques de tests auto et plus encore.
Vous l’aurez compris, ces 3 rôles sont complémentaires et oeuvrent dans une approche commune : Co-créer un produit qui a du sens et qui répond aux besoins réels des utilisateurs.
Les BA, PO et SM vont ainsi orchestrer leurs efforts sur le cycle de vie du produit pour garantir une équipe organisée et efficace qui délivre fréquemment et de manière transparente; pour garantir un produit qui répond à des besoins identifiés et qualitatifs; pour garantir un produit qui maximise sa valeur en réduisant au maximum les boucles de feedback et qui évolue constamment vers un unique but : la satisfaction client.
L’objectif commun à toute organisation développant un produit est d’avoir des utilisateurs satisfaits, utilisant leur produit. Ces trois rôles sont des atouts indispensables à la réalisation de cette noble quête.
C’est une danse synchronisée autour du Produit, indispensable, quotidienne et par dessus tout, passionnée !
Baptiste R.
Business Analyst, Scrum Master et Product Owner
Antaes Consulting SA
